La mayoría de las veces, como pequeños emprendedores y temerosos de llevar bien todo aquello que concierne a la administración pública estariamos dispuestos a pagar lo que fuese porque alguien “experto” nos librara de ciertos trámites como el de instaurar la ley orgánica de progección de datos o LOPD.
Algo así nos pasó con la tan nombrada LEY DE PROTECCIÓN de datos... que si hay que hacerla.... que si no la tienes ya verás porque estás infringiendo una ley......... en fin que mirara por donde mirara todo eran avisos y advertencias.
Pues bien señoras y señores... NADA DE MIEDO NI DE TEMORES porque los trámites necesarios para estar a bien con dicha ley LOS PODEMOS HACER NOSOTROS MISMOS.
Tanto telemáticamente a través de la web: www.agpd.es donde tienes guias de todos los pasos a seguir, como teléfonicamente: 901 100 099 / 912 663 517 puedes resolver cualquier duda que te pueda surgir.
¿Qué es exactamente lo que te pide que tengas la Agencia de Protección de Datos?
1. Que registres a través de su sede electrónica los ficheros de datos que manejes en tu empresa.
2. Que elabores un Documento de Seguridad. Este documento sólo es a nivel interno de tu empresa, tienes muchos ejemplos de cómo hacerlos por la red, aún así si en caso de inspección vieran que no está bien elaborado, te dan un plazo para subsanar los errores.
En este documento digamos que detallas que ficheros tienes, cómo los usas, quién los maneja, cómo los proteges... etc.
Si algo me ha quedado claro después de elaborar el mío es que realmente no es TAN FIERO EL LOBO COMO LO PINTAN.
Lo primero que hay que tener claro es que tipo de ficheros manejamos en nuestra empresa (clientes / proveedores / trabajadores....etc) que información manejamos en cada uno de ellos y por qué manos pasa dicha información.
Hay tres niveles de seguridad correpondiente a los ficheros dependiendo del tipo de información que impliquen:
Nivel Básico
Nivel Medio
Nivel Alto
El tipo de información que entra en cada nivel lo tenéis especificado en el artículo 81, Aplicación de los niveles de seguridad del Real Decreto 1720 de 2007.
Para dar de alta los ficheros iremos a: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/ y pincharemos en la opción
→ INSCRIPCIÓN DE FICHEROS
Si algo me ha quedado claro después de elaborar el mío es que realmente no es TAN FIERO EL LOBO COMO LO PINTAN.
Lo primero que hay que tener claro es que tipo de ficheros manejamos en nuestra empresa (clientes / proveedores / trabajadores....etc) que información manejamos en cada uno de ellos y por qué manos pasa dicha información.
Hay tres niveles de seguridad correpondiente a los ficheros dependiendo del tipo de información que impliquen:
Nivel Básico
Nivel Medio
Nivel Alto
El tipo de información que entra en cada nivel lo tenéis especificado en el artículo 81, Aplicación de los niveles de seguridad del Real Decreto 1720 de 2007.
Para dar de alta los ficheros iremos a: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/ y pincharemos en la opción
→ INSCRIPCIÓN DE FICHEROS
→ INICIAR NUEVA NOTIFICACIÓN
Inmediatamente después deberemos elegir entre:
TITULARIDAD DEL FICHERO
⁃ Titularidad Pública
⁃ Titularidad Privada (esta es la nuestra)
MODO DE PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD
⁃ Con Certificado Electrónico
⁃ Sin Certificado
y ya vamos a ACCESO AL TRÁMITE.
Hay dos apartados comunes para todas las notificaciones y son:
Apartado 0. Datos del Declarante
Apartado 1. Responsable de los Ficheros
En todos los apartados de la declaración encontrarás ventanas de ayuda que te darán la explicación oportuna para que solventes tus dudas a la hora de poder rellenar los campos.
De ahí pasamos al; ALTA DE FICHEROS
Se nos presentan dos tipos:
⁃ Normal (nosotros rellenaremos todos los campos según nuestro fichero)
⁃ Tipo (podemos elegir entre unos ficheros tipificados en los cuales y por defecto ya vienen cumplimentados la mayoría de los campos de los apartados siguientes).7
Al pinchar en Formulario Tipo, nos aparecen todos entre los que podemos elegir
A partir de aquí iremos pasando pantallas y cumplimentando campos según se nos vaya pidiendo y contando siempre con la ventana de AYUDA por si acaso...
A TENER EN CUENTA SEGÚN EL TIPO DE FICHERO QUE ESTEMOS INSCRIBIENDO:
Como veréis en la imagen, no todos los campos son obligatorios de rellenar en un Fichero de Nivel Básico, por lo tanto nos centraremos sobre todo en cumplimentar los apartados 4,5,6,7 y 8.
APARTADO 4. Encargado de Tratamiento
Aquí pondremos el nombre de nuestra gestoría (si se trata de un fichero de Nóminas y RRHH) o el nombre de nuestro programa de gestión (si se trata de un fichero de clientes / proveedores ) por ejemplo.
APARTADO 5. Identificación y Finalidad del Fichero
El título es bastante claro, si hemos elegido un Fichero Tipo ya tendremos la mayoría de los campos cumplimentados...
ESTO MISMO NOS VA A PASAR CON LOS APARTADOS 6,7 Y 8
Así llegamos al Fin de la Operación de Alta, donde nos aparecerá un resumen de la notificación
Tenemos que dar de alta los ficheros uno por uno por lo que repetiremos el mismo procedimiento con cada fichero que tengamos, lo haremos a través de la pestaña AÑADIR OTRA SOLICITUD
Una vez los tengamos todos dados de Alta pincharemos en ENVIAR NOTIFICACIÓN
→ ENVIAR NOTIFICACIÓN
→ FIRMAR Y ENVIAR (En este punto nos tendremos que descargar un programa de autofirma pero sólo hay que seguir las instrucciones y es súper fácil)
Una vez todo correcto nos podemos descargar el impreso y que nos dará los datos de registro de entrada que tendremos que incluir en el DOCUMENTO DE SEGURIDAD
TODO ES SÚPER FÁCIL E INTUITIVO una vez que tienes claros los datos....
La parte que nos va exigir un poco más de tiempo es elaborar nuestro DOCUMENTO DE SEGURIDAD, pero lo dicho.. con las guias que puedes descargarte de la web y tirando de consultas telefónicas todo consiste en IR PASITO A PASITO.
Y POR SUPUESTO, en las comunicaciones que hagáis vía mail, carta y demás..debéis de poner la coletilla esta que veis en muchos correos electrónicos!!
Pues esa, que es un artículo que dice que estamos cumpliendo con la ley.
Por cierto, se hace una vez y se revisa cada dos años, algo que podréis hacer vosotros solitos.
CONCLUSIÓN DE LAS PREGUNTAS QUE LES HICIMOS A QUIENES NOS ATENDIERON EN LA AEPD (Agencia Española de protección de datos)
Pregunta-¿Se puede saber si tienes o no los ficheros en la AEPD?
Respuesta-Sí, a través de nuestra web o preguntándonos por teléfono.
Pregunta-¿Se puede denunciar a una empresa porque no lo tenga?
Respuesta-Sí pero no es anónima e iría con el nombre y apellidos del denunciante.
Pregunta-¿Qué pasa si no has enviado los ficheros?
Respuesta-Ante cualquier inspección, bien por denuncia, bien porque toque...se le da el plazo de un mes a cualquier empresa para subsanar los errores que pueda tener.
Pregunta-¿Tan temeroso es entonces no tener implantada la LOPD?
Respuesta-No, lo malo es hacer un uso indebido de la información que se tiene ya que mientras hagas el uso correcto no hay mayor problema.
-.CONCLUSIÓN.-
NO ES TAN FIERO EL LOBO COMO LO PINTAN Y SI TENÉIS DUDAS LLAMAD VOSOTROS Y PREGUNTAR QUE NO OS VAN A COMER, SON SÚPER ATENTOS!!!
¿QUERÉIS HACERLO AÚN ASÍ?
¿QUERÉIS QUE OS LO HAGAMOS NOSOTROS?
ENVIAD UN EMAIL A TODO@A1CLICK.INFO
